如何做好紙張的倉庫管理？如何正確合理存放與管理紙張？

倉庫在企業(yè)的整個(gè)生產(chǎn)供應(yīng)鏈中起到至關(guān)重要的作用，印刷企業(yè)的倉庫管理通常包括紙張、油墨、紙箱、�；瘞旆�、成品庫、半成品庫、待檢庫等的管理。隨著信息化管理軟件的推出與應(yīng)用，倉庫管理越來越科學(xué)、方便、快捷。那么，印刷企業(yè)該如何做好倉庫管理工作呢?在此，筆者將與廣大讀者分享我廠的紙張倉庫管理方法。

入庫管理

存放紙張的倉庫要具備防火、防水、防盜、防鼠蟲等基本條件。紙張入庫時(shí)要防止碰撞，嚴(yán)禁野蠻卸紙，不能使用有損紙張的工具卸紙。不許將卷筒紙和采用木夾板包裝的紙件從高處推下。倉庫管理人員要依據(jù)供應(yīng)商提供的供貨清單列表，逐一核對產(chǎn)品名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息，并逐件、逐卷、逐令的檢查產(chǎn)品是否有破損、顯碳(票據(jù)用紙)等情況，確認(rèn)無誤后，辦理入庫手續(xù)。

入庫手續(xù)的辦理需認(rèn)真填寫入庫單，如上圖所示，包括供貨單位、入庫時(shí)間、入庫單號(hào)、編號(hào)、產(chǎn)品名稱、規(guī)格、數(shù)量、單位、批號(hào)等項(xiàng)目，并需主管領(lǐng)導(dǎo)、驗(yàn)貨人、倉庫管理人員共同簽字，并且登記在保管臺(tái)賬上。保管臺(tái)賬記錄項(xiàng)目包括臺(tái)賬編號(hào)、紙張名稱、規(guī)格、計(jì)量單位、庫存結(jié)余數(shù)量、入庫時(shí)間、入庫單號(hào)、入庫數(shù)量、出庫單號(hào)、出庫數(shù)量、備注。以上每項(xiàng)都應(yīng)認(rèn)真填寫，以供盤點(diǎn)核對或相關(guān)電子信息丟失時(shí)使用。

入庫單填寫完成后，需通過手持條碼閱讀器掃描紙張外包裝上的條形碼，將入庫紙張的相關(guān)信息快速導(dǎo)入到計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中。紙張外包裝上沒有條形碼的需補(bǔ)貼自用條形碼，并現(xiàn)場錄入相關(guān)數(shù)據(jù)。然后掃描入庫單條形碼，將入庫單中未導(dǎo)入的信息錄入到計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中。經(jīng)數(shù)據(jù)處理后，所有入庫信息便可通過網(wǎng)絡(luò)共享呈現(xiàn)在各相關(guān)部門的電腦上。

庫中管理

紙張入庫后，可根據(jù)需要破拆包裝。用于紙張包裝的木托盤、木夾板、塑料壓縮膜、塑料封條、鋼封條等可一一分類回收，以便二次利用，這也是印刷企業(yè)節(jié)能減排管理體系的具體措施，有助于印刷企業(yè)實(shí)施綠色印刷。

紙張的正確存放是紙張倉庫管理的重要環(huán)節(jié)之一。印刷企業(yè)要按照編號(hào)、庫存狀態(tài)控制、庫存流動(dòng)控制、庫存盤點(diǎn)等信息化管理程序，對紙張根據(jù)不同的品種、規(guī)格、數(shù)量進(jìn)行分類存放。紙張往往有較高的親水性，因此不能直接將其放在地上，以免紙張吸潮發(fā)霉，而應(yīng)將其放在托盤上，這樣不僅有利于通風(fēng)，還便于進(jìn)行叉車轉(zhuǎn)運(yùn)、碼垛等。紙張碼垛要整齊、牢固，并與地面垂直，以免傾倒傷人。堆放卷筒紙時(shí)還應(yīng)注意切不可平放，應(yīng)將端面放在托盤上，并將紙卷的高度限制在規(guī)定范圍之內(nèi)。

在倉庫的空間安排上，可以將倉庫進(jìn)行合理分區(qū)。我廠將紙張倉庫細(xì)化成了幾大區(qū)域：特殊用紙區(qū)、普通用紙區(qū)、常用用紙區(qū)、不常用用紙區(qū)等。存放紙張的倉庫應(yīng)做到“二齊”(紙張擺放整齊、庫容干凈整齊)、“三清”(品種清、規(guī)格清、數(shù)量清)和“四定位”(按區(qū)、排、架、位定位)。此外，在堆放紙張時(shí)，還應(yīng)留有足夠空間。如叉車通道寬度應(yīng)不小于2米，紙堆行距應(yīng)不小于0.3米，紙張擺放距離庫房墻面應(yīng)不小于0.5米。

在倉庫的環(huán)境控制上，應(yīng)保持適宜的溫度(18～20℃)和相對濕度(40%～65%)，并保持良好的通風(fēng)。

在庫中管理中，印刷企業(yè)要有防范各種突發(fā)事件的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，并應(yīng)具備充分的預(yù)警機(jī)制。在這方面，我廠利用了消防警報(bào)裝置、紅外線防盜預(yù)警裝置、電子滅鼠滅蟲裝置等信息技術(shù)手段，進(jìn)行倉庫的防火、防盜、防雨水、防鼠蟲管理，以及溫度、濕度等項(xiàng)目的監(jiān)控。當(dāng)出現(xiàn)自動(dòng)報(bào)警或提示時(shí)，我們會(huì)及時(shí)做出相關(guān)處理。

出庫管理

倉庫管理人員在接到用紙申請單后，應(yīng)仔細(xì)核對用紙申請單相關(guān)信息，然后為其辦理出庫。我廠在出庫過程中，采取倉庫管理“先進(jìn)先出”的通用原則，以減少紙張的整體庫存時(shí)間，保障紙張的質(zhì)量穩(wěn)定。按照申請用紙數(shù)量，根據(jù)“能多出不少出”的原則進(jìn)行出庫，出庫后請生產(chǎn)負(fù)責(zé)人核對無誤后，在用紙申請單上簽字。此外，在卷筒紙出庫時(shí)，應(yīng)特別注意按紙卷上的箭頭方向推移，以防止松卷。

對于在生產(chǎn)中出現(xiàn)質(zhì)量問題的紙張，生產(chǎn)操作者要保留合格證等相關(guān)信息，并與倉庫管理人員溝通確認(rèn)返庫。紙張質(zhì)量問題應(yīng)追溯到紙張生產(chǎn)廠家具體生產(chǎn)班次的相關(guān)負(fù)責(zé)人。對于生產(chǎn)剩余的紙張，要寫明名稱、數(shù)量、規(guī)格等信息，采用近似原包裝的方式用塑料布包好，并與生產(chǎn)操作者確認(rèn)簽字后返庫。返庫后要參考電腦信息，核對是否準(zhǔn)確。

此外，要時(shí)常檢查電腦信息與庫中實(shí)物是否賬物相等。每月進(jìn)行庫存盤點(diǎn)，看庫存盤點(diǎn)表是否在合理變動(dòng)范圍之內(nèi)，若有不符，查明原因(主要包括紙張定量和數(shù)量差異)，并報(bào)給主管領(lǐng)導(dǎo)核準(zhǔn)，以便及時(shí)調(diào)整，做到準(zhǔn)確無誤。根據(jù)各部門工作生產(chǎn)要求，倉庫所有信息體現(xiàn)在所需部門工作平臺(tái)上，信息透明實(shí)現(xiàn)共享。這樣有利于各部門之間協(xié)調(diào)工作、合理安排生產(chǎn)，節(jié)省資源。

儲(chǔ)存庫管理

紙張從倉庫轉(zhuǎn)移到生產(chǎn)車間后，二者溫、濕度的差異往往會(huì)影響紙張質(zhì)量，從而導(dǎo)致生產(chǎn)故障。因此，相對穩(wěn)定且與生產(chǎn)車間一致的儲(chǔ)存環(huán)境有利于提高生產(chǎn)質(zhì)量。儲(chǔ)存庫就是紙張從倉庫轉(zhuǎn)移到生產(chǎn)車間前，用來穩(wěn)定紙張溫濕度的地方。目前，儲(chǔ)存庫的重要性已經(jīng)得到印刷行業(yè)認(rèn)可，是每個(gè)印刷企業(yè)必備的特殊庫房之一。

根據(jù)生產(chǎn)用紙計(jì)劃，應(yīng)提前把生產(chǎn)用紙備好，放到儲(chǔ)存庫中，并加強(qiáng)儲(chǔ)存庫管理，嚴(yán)格按照倉庫管理制度、專人專庫制度、嚴(yán)格登記制度，控制相關(guān)人員進(jìn)出，禁止無關(guān)人員進(jìn)出。儲(chǔ)存庫可通過溫、濕度控制裝置等技術(shù)手段，來保持與印刷環(huán)境相近的環(huán)境，提高印刷品質(zhì)。

此外，為了更好地進(jìn)行倉庫管理，在制度方面，我廠建立了庫房管理制度、材料保管制度、保管員管理制度、庫房的“五防”“二�！敝贫鹊�，并規(guī)范了倉庫管理人員職責(zé)。在人員管理上，要求倉庫管理人員有著良好的素質(zhì)，嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真、一絲不茍的工作態(tài)度，高度的責(zé)任感以及良好的團(tuán)隊(duì)協(xié)作精神。

紙張從生產(chǎn)到使用一般要經(jīng)過幾個(gè)月甚至更長時(shí)間的存放。紙張占有的體積較大，怕水、怕火、易霉變，因此管理工作十分重要。一般來說，紙張?jiān)趲旆績?nèi)存放，個(gè)別情況下也有在露天貨場存放的。以下具體談一談紙箱存放的一些重要環(huán)節(jié)。

碼垛的方法

進(jìn)庫的卷筒紙如果要存放較長時(shí)間，最好豎直碼垛即立碼。立碼可以防止紙卷筒變形，碼垛比較穩(wěn)固，垛可以碼的較高，能提高倉庫容量，充分利用存儲(chǔ)空間。但在查看品種、筒號(hào)以及核對重量時(shí)，立碼不如橫碼方便，而且在沒有相應(yīng)裝卸工具的情況下，立碼的勞動(dòng)強(qiáng)度比較大，也容易造成殘破現(xiàn)象，所以國內(nèi)卷筒紙仍以橫碼為主。橫碼的高度不宜太高，而且必須碼放得整齊穩(wěn)妥，防止受壓變形或紙垛倒塌。平板紙以平放為宜，每垛平板紙要疊放為一條線，紙垛側(cè)面成一個(gè)平面，避免前后交錯(cuò)和左右凹凸的現(xiàn)象。散件紙必須重新調(diào)整，重新包裝打件。無論卷筒紙或平板紙，垛與垛之間都要留有空間，以便于查看和裝運(yùn)。

防潮與防曬

紙張一般具有較強(qiáng)的吸濕特性，因此紙張受潮以后，會(huì)發(fā)生變形，嚴(yán)重的會(huì)產(chǎn)生霉點(diǎn)，故垛放紙張的環(huán)境必須清潔干燥，通風(fēng)良好。紙張庫房要保持干燥，屋頂不可漏雨。窗戶要小而高，防止陽光曝曬，否則紙的升溫和水分大量蒸發(fā)會(huì)使白色紙張發(fā)脆、變黃，容易破裂，有色紙褪色，同時(shí)會(huì)使因起翹而發(fā)生變形。紙張堆放時(shí)，應(yīng)用枕木墊高，距地面25mm左右，并且不要太靠近墻壁。存紙的庫房內(nèi)不允許堆放其他化學(xué)藥品或含水、含油脂量較高的商品，如食鹽、化肥、肥皂、糖、水泥等。紙張也不可以和容易潮解的物品放在一起，否則容易吸潮變質(zhì)。對于沒有施膠的紙張，如新聞紙、草板紙、箱板紙等在多雨季節(jié)更應(yīng)該注意防潮。堆放各類紙張的倉位應(yīng)基本固定，減少因倉位變換引起的麻煩和差錯(cuò)。

溫度和濕度的要求

一般紙張?jiān)?8℃以上時(shí)，其強(qiáng)度會(huì)顯著下降，庫房內(nèi)的溫度以18～25℃為宜，室內(nèi)(紙庫)溫度達(dá)到39℃，則應(yīng)采取通風(fēng)降溫措施，以防紙張脆化變質(zhì)。為了較好的保證紙張質(zhì)量，儲(chǔ)藏紙張的環(huán)境相對濕度最好能掌握在60～70%。冬春季太干、夏季太濕，以及通風(fēng)不良、光線照射、灰塵贓物和有害氣體等，都會(huì)不同程度的影響紙張的性能和質(zhì)量。庫房管理人員應(yīng)充分注意這些因素。在南方的梅雨季節(jié)，氣溫高、濕度大，如果庫房通風(fēng)條件不好，存放的紙張就容易發(fā)生霉變，使紙張的邊緣部位或邊角周圍出現(xiàn)一些呈灰綠色或棕色的小霉點(diǎn)。遇到這種情況，不可以用潮布去擦抹霉點(diǎn)，這樣做只會(huì)擴(kuò)大和加重霉變，使霉菌滲入到紙張內(nèi)部，發(fā)生更大范圍的霉變。正確的做法是，用福爾馬林輕輕涂抹或用硫酰氟進(jìn)行熏蒸處理，處理后對紙庫進(jìn)行通風(fēng)換氣，改善紙張的存放環(huán)境。但在室外空氣濕度很大時(shí)，不要開窗通風(fēng)。

露天存放的方法

露天貨場本不宜存放紙張，但因某種原因需要露天存放時(shí)，保管工作必須相應(yīng)加強(qiáng)。存放紙張要選擇比較干燥，四周環(huán)境比較干凈的場地。貨場的地面要略高于周圍的地面，場地要夯實(shí)，防止下陷，最好先用混凝土板鋪設(shè)地面，而且必須保證排水暢通。紙垛下必須墊有枕木，紙垛上方和各個(gè)側(cè)面要用氈布?xì)趾谩�氈布要�(dú)稚w嚴(yán)密。氈布搭口要壓的多一些，搭口要背著風(fēng)向，防止被風(fēng)吹開。垛頂氈布搭口處要注意坡度，盡量利用凸起的部位，防止雨水沿著氈布流入紙內(nèi)、垛內(nèi)。垛頂邊角凸棱容易磨壞氈布的地方，最好用其它物品墊好，避免把氈布咯破。紙垛各側(cè)面要?dú)稚w嚴(yán)實(shí)，并注意側(cè)面氈布邊與紙垛的相對位置，不能使其把水引導(dǎo)紙垛上。氈布的繩子要栓牢，不能從靠近紙的枕木上搭繩子，防止雨水順著繩子流到紙上。遇到風(fēng)雨天氣要及時(shí)查看各個(gè)紙垛，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和防止氈布被風(fēng)吹開或其它問題。

防蛀、防灰、防火

紙張還容易遭受白蟻等蟲類的蛀蝕，故平時(shí)應(yīng)注意檢查，堆放時(shí)間久了的紙張應(yīng)適時(shí)翻動(dòng)，發(fā)現(xiàn)底板被白蟻蛀蝕后應(yīng)立即更換。紙張加工工廠或印刷廠的庫房內(nèi)，常常會(huì)存放一些經(jīng)開切、整理或切邊的散紙，這種散紙碼放在平臺(tái)上后，在面上必須加蓋紙皮，然后再放上一塊夾紙板，以防紙張被灰塵污染或被風(fēng)吹亂。存紙的地方嚴(yán)禁吸煙，不許使用有明火的電具。要有良好的消防設(shè)備和防火措施，嚴(yán)防火災(zāi)發(fā)生。

保管期

通常紙張的保管期不宜超過一年，即使保管紙張的條件再好，紙張儲(chǔ)存過久，也會(huì)變色、變質(zhì)。如紙張存放時(shí)間在兩年以后，銅板紙就會(huì)發(fā)黃、脫粉：新聞紙變黃、變脆;包裝紙變色、強(qiáng)度降低;黃板紙和箱板紙會(huì)發(fā)霉變質(zhì)等等。所以，各種紙張?jiān)诒９軙r(shí)必須掌握先進(jìn)先出的原則，以免儲(chǔ)存過久，發(fā)生變質(zhì)造成損失。

紙張保管人員的日常工作

做好紙張保管人員，除了做好上述保管紙張的技術(shù)性工作外，還要特別注意以下幾點(diǎn)：第一，紙張材料的入庫、出庫，均需憑入庫單、提紙單、用料通知單或調(diào)撥單等正式單據(jù)。如遇特殊情況，可允許用便條通知辦理，但事后必須及時(shí)補(bǔ)辦正式手續(xù)。第二，紙張材料入庫、出庫，保管人員必須詳細(xì)檢查品種、規(guī)格、數(shù)量及質(zhì)量情況，入庫紙張如有殘破及不符合質(zhì)量要求者，應(yīng)詳細(xì)填入驗(yàn)收單內(nèi)。如果情況比較嚴(yán)重，應(yīng)通知有關(guān)部門及時(shí)查看處理。第三，倉庫保管人員應(yīng)經(jīng)常注意紙張的流動(dòng)情況和經(jīng)常檢查匯報(bào)質(zhì)量情況，并主動(dòng)提供處理意見。結(jié)合生產(chǎn)合理調(diào)撥，防止積壓，加速資金周轉(zhuǎn)，并協(xié)助預(yù)防在印刷過程中發(fā)生質(zhì)量事故。第四，倉庫保管人員必須掌握全部儲(chǔ)存紙張的詳細(xì)情況，并根據(jù)紙張材料的性質(zhì)和使用對象分別存放，以便于工作的整齊美觀。還要保證做到數(shù)量準(zhǔn)確且不受損失。如發(fā)生盈虧，應(yīng)說明原因，上報(bào)并經(jīng)批準(zhǔn)后才可調(diào)整賬面。

總之，紙張保管工作是一項(xiàng)細(xì)致的工作。不合適的保存環(huán)境，不科學(xué)的保存方法，不嚴(yán)格的保管制度，都將造成較大的損失。在紙張的保管工作中，要經(jīng)常進(jìn)行檢查，防止意外事故，把紙張的損失盡可能能減小到最低限度。